Die zeer afwisselende baan, die hebben wij. Als we daar jouw enthousiasme en verantwoordelijkheidsgevoel aan toevoegen, dan hebben we de perfecte combinatie.
Hebben we aandacht? Mooi, we gaan graag het gesprek met je aan!

Wat houdt je functie in?

Samen met jouw collega’s op de griffie vorm jij het hart van alle griffie-brede secretariële, logistieke en administratieve werkzaamheden en zorg jij ervoor dat het hele proces van vergaderen snel en nauwkeurig verloopt: van ondersteuning bij agenda’s opstellen, regelen van zalen en catering, stukkenstroom, inkomende stukken tot de schriftelijke en technische vragen. Kortom, alles wat nodig is om de gemeenteraad zo goed mogelijk te faciliteren. De stukkenstroom verloopt (bijna) volledig digitaal. Het inrichten en up-to-date houden van het raadsinformatiesysteem en het helpen van raads- en commissieleden om stukken snel te vinden, behoort ook tot jouw werkzaamheden. Je draagt zorg voor het organisatorische en administratieve proces rondom bestuurlijke besluitvorming, zoals het voorbereiden en afwikkelen van de raads- en commissievergaderingen en raadsinformatiebijeenkomsten.
Daarnaast ondersteun je de raadscommunicatie-adviseur op secretarieel, logistiek en administratief gebied bij de diverse bijeenkomsten die voor of namens de gemeenteraad worden georganiseerd, waaronder bezoeken van scholieren en ‘gast van de raad’.

Jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Ondersteunen bij het opstellen van agenda’s voor (raads- en commissie)vergaderingen en andere overlegvormen en deze, indien gewenst, publiceren rekening houdend met de eisen die verschillende media stellen.
• Bewaken van respons- en doorlooptijden van schriftelijke en technische vragen, moties en toezeggingen, en rappelleert ter bevordering van de tijdige afhandeling, en koppelt dit terug aan de vragensteller.
• Beantwoorden van algemene informatieve vragen van raads- en commissieleden, dan wel doorverwijzen.
• Mede verzorgen van de publicatie van notulen en verslagen.
• Aanspreekpunt zijn voor het raadsinformatiesysteem en zorgen voor beheer en archivering van de documenten.
• Vergaderschema’s bewaken en zorgen voor reserveringen en organiseren van de benodigde facilitaire ondersteuning, ook bij extra vergaderingen en/of overleggen.
• Verwerken van de inkomende en uitgaande post van de griffieorganisatie, zowel op papier als digitaal.
• Concipiëren en redigeren van correspondentie en verzenden van correspondentie van de griffieorganisatie in de vastgestelde stijl, gebruikmakend van het beschikbare digitale informatiesysteem.
• Ontvangen van bezoekers van de griffie, registreren van vragen en klachten en deze doorgeven aan de betreffende persoon of instantie.
• Faciliteren van specifieke bijeenkomsten, zoals bezoek van scholieren, recepties, afscheidsbijeenkomsten, thematische conferenties en werkbezoeken.
• Opstellen van overzichten voor raadsleden met informatie over vergaderingen, ter inzage gelegde stukken, aankondigingen van bijeenkomsten, binnengekomen stukken van instellingen e.d.
• Zelfstandig verwerken van in- en externe verzoeken om inhoudelijke informatie binnen de daartoe vastgestelde kaders.
• Mede verzorgen van de informatievoorziening aan inwoners en instanties, en zorgen voor het plaatsen van de juiste content op de website en andere media.

Wat neem jij mee?

• MBO werk- en denkniveau op het gebied van secretarieel- en administratief vakgebied.
• Vaardigheid in plannen en organiseren.
• Praktisch ingesteld en houdt van aanpakken; proactieve houding en stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het werk.
• Ervaring met het coördineren van logistieke processen in een dynamische omgeving.
• Aantoonbare mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

Algemene informatie over de gemeenteraad en het team

De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan in de gemeente. De gemeenteraad in Hilversum heeft 37 raadsleden over 10 politieke partijen. De griffie adviseert, ondersteunt en faciliteert de gemeenteraadsleden en commissieleden. Daarbij wordt nauw samengewerkt met de medewerkers uit de ambtelijke organisatie.
Er is een start gemaakt om van een administratieve griffie door te groeien naar een strategische griffie. Onlangs heeft de gemeenteraad besloten daartoe de formatie uit te breiden. Op dit moment bestaat het team uit een griffier, vier adviseurs, een secretaris/onderzoeker Rekenkamer en twee (straks 3) ondersteuners.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland.

Een groene tuinstad met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid: bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.
We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. We maken slim gebruik van technologie en data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.
Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

De kernwaarden van de griffie van Hilversum zijn: Deskundig, Onafhankelijk, Transparant, Dienstverlenend, Betrouwbaar en Doelgericht.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

• Een leuke organisatie met een collegiale, informele, maar professionele werksfeer.
• Je krijgt een 18-urige werkweek.
• In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• De functie is ingedeeld in schaal 8. Deze schaal loopt van minimaal € 3.052 tot maximaal € 4.297 bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 520,37 tot maximaal € 732,64 bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP, inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. 70% van de pensioenpremie wordt door de werkgever betaald.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden.
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken.

Wil je meer informatie?

Voor inhoudelijke vragen over deze functie kun je telefonisch contact opnemen met Guda Kager (griffier) 06-51085102. Over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Marc Lesschen (recruiter) via 06-41174827.

Die baan wil ik!

Dat snappen we heel goed. Voor nu heb je de mogelijkheid om uiterlijk tot woensdag 9 april te reageren. De eerste ronde gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 14 april.

Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) is onderdeel van de procedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel!