Sta jij stevig in de dagelijkse praktijk van het facilitair werk, maar ben je ook geïnteresseerd in de cijfers en processen achter de schermen? Vind je het leuk om mee te denken over hoe werkzaamheden slimmer, efficiënter of beter georganiseerd kunnen worden? Dan is het tijd om te reageren!

Wat houdt de functie in?

Je gaat werken aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair bij gemeente Hilversum. De afdeling werkt als een regie-organisatie. Wat betekent dat jij verantwoordelijk bent voor het aansturen van de dienstverlening en het beheren van de samenwerking met leveranciers. Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en dat de kwaliteit van de dienstverlening op niveau blijft.

Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van de dagstart met de algemene facilitair medewerkers en houdt het overzicht van openstaande acties. Je beheert de facilitaire mailbox en zorgt dat meldingen en vragen goed worden opgevolgd. Daarnaast verzamel en analyseer je verschillende soorten facilitaire data. Op basis van jouw inzichten doe je verbetervoorstellen om onze dienstverlening te verbeteren.

Je werkt nauw samen met collega’s (senior) facilitair coördinatoren en leveranciers om de kwaliteit van onze facilitaire contracten te bewaken. Daarbij toon je initiatief, denk je vooruit en weet je anderen mee te nemen in verbeteringen. Je draagt actief bij aan een hoog serviceniveau voor collega’s en bezoekers. Je bent betrokken bij zowel hard- als soft services. Als onderdeel van je takenpakket houd je je ook bezig met het verduurzamen van de organisatie. De gemeente Hilversum is gecertificeerd volgens de CO₂-prestatieladder – niveau 3. Dit betekent dat we jaarlijks verschillende monitoringsacties uitvoeren, bijvoorbeeld op het gebied van energieverbruik in onze gebouwen. Jij verzamelt en analyseert deze gegevens en zorgt ervoor dat de rapportages op tijd en met de juiste kwaliteit worden opgeleverd. Je gaat meewerken aan de ontwikkeling van ons team: van een traditionele regieorganisatie naar een organisatie die werkt op basis van data. Je helpt bij het opstellen van beleid en denkt mee over hoe we dit de komende jaren kunnen toepassen binnen het team en in onze contracten.

Wat ga je concreet doen?

• Overzicht houden op openstaande acties en het beheren van de facilitaire mailbox, inclusief het bewaken van klachten, wensen, informatieverzoeken, storingen en onderhoudswerkzaamheden.
• Analyseren van facilitaire data om verbeterpunten te signaleren en deze voorstellen uitwerken en bespreken met coördinatoren en de klant.
• Betrokken zijn bij het beheren en uitvoeren van facilitaire contracten, zowel op het gebied van hard services als soft services.
• Aansturen van leveranciers op operationeel en tactisch niveau om optimale dienstverlening te waarborgen.
• Verbeteringen doorvoeren in het facilitair managementinformatiesysteem (TOPDesk), waaronder het aanpassen van systeeminstellingen zodat wijzigingen correct zichtbaar zijn voor medewerkers en in het Self Serviceportaal.
• Ondersteunen bij de uitvoering van diverse facilitaire projecten.
• Helpen bij het bewaken van het facilitaire budget om kosten binnen de gestelde grenzen te houden.

Wat breng je mee?

• Een mbo-/hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare kennis en ervaring met het meldingenproces van facilitair en huisvesting.
• Bekend met een FMIS (TOPdesk) systeem en goede kennis van Office 365 waaronder Excel en MS Teams.
• Je hebt ervaring met het analyseren van data, of je bent van nature nieuwsgierig naar wat met data gedaan kan worden in de vorm van analyses.
• Kennis van en inzicht in contract- en leveranciersmanagement op operationeel en tactisch niveau (CATS-CM contractmanagementmethode of bereid om dit te halen).
• Je hebt kennis of bent in bezit van certificaten voor Lean Management of bent bereid dit te behalen.
• In het bezit van BHV/ ploegleider certificaat of staat ervoor open om dit te halen.

Wie ben je?

Je hebt een positieve houding en denkt in oplossingen. Je weet wat de doelen zijn en zet je actief in om die te bereiken. Je luistert goed naar de wensen van collega’s en interne klanten, en je vindt het belangrijk om kwaliteit te leveren in je werk. Je voelt goed aan wat er speelt in het team en werkt graag samen. Je neemt actief deel aan overleggen en denkt mee over verbeteringen. Je kunt een situatie of probleem van meerdere kanten bekijken en komt met passende oplossingen. Je hebt zin om aan de slag te gaan in een enthousiast en professioneel facilitair team binnen een gemeente met ambitie. En je brengt daarbij ook een gezonde dosis humor mee.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je komt te werken op de afdeling Interne Dienstverlening in het team Facilitair. Dit team is onderverdeeld in drie onderdelen: Facilitaire Services (Soft Services), Huisvesting (Hard Services) en Informatiebeheer.

• Services zorgt voor de “soft” facilitaire dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan schoonmaak, catering, binnen beplanting, drukwerk, kantoorartikelen, leaseauto’s, vergaderfaciliteiten en AV-middelen;
• Huisvesting is verantwoordelijk voor de “hard” facilitaire dienstverlening. Denk onder andere aan al het huurdersonderhoud aan E/W-installaties, beveiliging en technische beveiliging, meubilair, preventiemedewerker/ arbo-middelen, BHV organisatie, facilitaire- en huisvestingsprojecten, verhuizingen en energie/ duurzaamheid;
• Informatiebeheer verzorgt de post-intake, het scanproces en aanbieden van digitale post in het Zaaksysteem.

Team Facilitair heeft een hoge uitbestedingsgraad waarbij de dienstverlening ingericht is met single service managementcontracten waarbij de ontwikkeling ingezet is naar multi servicedienstverlening. De bode dienstverlening en informatiebeheer worden uitgevoerd door eigen medewerkers voorzien van een flexibele schil.

Voor alle onderdelen geldt dat zij proces-verbonden zijn met één of meerdere teams/afdelingen binnen onze organisatie. Het team werkt nauw samen met team Vastgoed waar het fysieke vastgoedbeheer van alle gemeentelijke gebouwen is gecentraliseerd. Ook werken we nauw samen met team ICT welke onder andere ook de eerstelijns Facilitaire/ ICT verzorgt en met recordmanagement voor het verzorgen van de interne gemeentelijke zaken. De Servicedesk is integraal ingericht voor 1e lijn IT en Facilitaire klantvragen en wordt aangestuurd door de teammanager van ICT. Team facilitair bestaat in totaal uit 20 medewerkers en wordt aangestuurd door teammanager Jan-Willem de Wit.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.
Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

• Je krijgt een 32 of 36-urige werkweek;
• Om te beginnen krijg je van ons een contract voor één jaar. Bij goed functioneren hebben we de intentie om onze samenwerking te verlengen met een contract voor onbepaalde tijd;
• De functie is ingedeeld in schaal 8. Deze schaal loopt van minimaal € 3.113 tot maximaal € 4.383 bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Naast je bruto maandloon heb je ook bij de gemeente Hilversum ook recht op het Individueel Keuzebudget (IKB). Dit budget bedraagt maar liefst 17,05%. Dit budget kun je maandelijks uit laten betalen of je kunt het inzetten voor andere doeleinden;
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. 70% van de pensioenpremie wordt door de werkgever betaald.
• Je hebt de mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering en voor diverse andere verzekeringen kun je korting krijgen;
• Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig, zodat jij comfortabel, kostenbewust én milieuvriendelijk naar je werk kunt reizen;
• Als gemeente Hilversum staan we voor de ontwikkeling van onze medewerkers. Je kunt daarom ook kiezen uit een grote variëteit aan opleidingsmogelijkheden. Via onze eigen Hilversum Academie bieden we alle medewerkers diverse trainingen, workshops en e-learnings aan;
• Leuke evenementen, zoals de jaarlijkse BBQ, onze personeelsvereniging, JUDOK en samenwerkingen met onze buurgemeenten;

Wil je meer informatie?

Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel Jaïr Santman (senior coördinator facilitair) 06-1472 3563.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij met Marc Lesschen (recruiter) 06-41 17 48 27

Die baan wil ik!

Dat snappen we heel goed. Je hebt t/m woensdag 13 augustus om te reageren. De eerste gesprekken staan gepland voor 19 augustus (middag) en 21 augustus (middag). Gesprekken voor de eventuele 2e ronde staan gepland voor 25 augustus.

Een VOG is onderdeel van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel!