Van complex agenda- en mailbox beheer, tot administratieve ondersteuning, tot het verzorgen van (online)bijeenkomsten binnen en buiten de organisatie en het verplaatsen van afspraken: je kunt het allemaal en soms zelfs allemaal tegelijk! Houd jij je hoofd koel in een hectische en dynamische politieke omgeving? Zie jij jezelf dit wel doen? Dan past deze baan bij jou!

Wat houdt je functie in?

Je bent de rechterhand en assistent van wethouders in het huidige college. In deze rol ben je een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve en secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is van alle in- en externe vragen. In deze uitdagende en pittige functie ontzorg je de wethouder op de manier die bij hem past. Van jou wordt verwacht dat je goed in staat bent om als een spin in het web, zelfstandig en vaak onder hoge tijdsdruk invulling te geven aan je taken waarbij complex agendabeheer de kern van je werk is. Meedenken wordt zeer gewaardeerd. Je monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert met veel plezier. Maar je kunt ook kritische vragen stellen als dat nodig is.

 Daarnaast ben je een belangrijke schakel met de gemeentesecretaris, concerndirecteur, managers, bestuursadviseurs, bestuurscommunicatie-adviseurs en externe instanties en relaties. Je bent op de hoogte van zaken die spelen in de portefeuille van de wethouders en daardoor weet je wat urgent is en opgepakt moet worden en kunt schakelen met de juiste stakeholders. Je signaleert vroegtijdig knelpunten zowel organisatorisch als agenda technisch en denkt mee in mogelijke oplossingen.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming en bent bewust van de complexiteit daarvan.

Wat breng je mee?

• Je hebt een hbo werk- en denkniveau. Bij voorkeur een afgeronde opleiding richting Directiesecretaresse of Management assistente;
• De positie vraagt om minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie opgedaan in een dynamische en complexe werkomgeving op bestuursniveau;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Office 365 en Ibabs hebben voor jou geen geheimen. Je weet hoe Microsoft Teams werkt en je maakt je nieuwe computerprogramma’s snel eigen;
• Je hebt een scherp gevoel voor politieke- en bestuurlijke verhoudingen (politieke en bestuurlijke sensitiviteit);
• Als teamplayer beschik je over goede communicatieve en sociale vaardigheden.

Wie ben je

Jij vindt het een mooie uitdaging om alles in goede banen te leiden. Je voelt je verantwoordelijk en zet graag dat extra stapje om alles goed te plannen en organiseren waardoor je de wethouders ondersteunt en ontzorgt. Ook al is het nog zo hectisch, jij blijft kalm, denkt in mogelijkheden en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent in staat om problemen of belemmeringen te signaleren en draagt snel een oplossing aan. Aan een veranderende omgeving pas je je gemakkelijk aan. Als iets spoed heeft dan schroom je niet om dit eerst af te maken alvorens je, je werkdag afsluit. Je ziet kansen en signaleert verbetermogelijkheden. Je kunt goed luisteren, denkt graag mee en je spant je in om een gezamenlijk resultaat te bereiken. Je staat stevig in je schoenen en je humor wordt gewaardeerd.

Sleutelwoorden die op jou van toepassing zijn: discreet, flexibel, proactief, humor, daadkracht, representatief, betrouwbaar, een tikkeltje onverstoorbaar en incasseringsvermogen.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je komt te werken op het bestuurssecretariaat met 4 bevlogen en leuke collega’s. Samen met hen ondersteun je de 5 wethouders, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de concerndirecteur. Jullie werken onderling nauw samen voor een soepel verloop op het bestuurssecretariaat en vervangen elkaar tijdens vakanties en ziekte. Samen zorgen jullie voor de planning en onderlinge bezetting. Gezien de bezetting op het secretariaat is het wenselijk dat de maandag en vrijdag werkdagen zijn.

Het team wordt aangestuurd door Teammanager Ingelou Nagel.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad. Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

• Een contract van minimaal 32 uur;
• In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Jouw salaris valt in schaal 8, wat loopt van €3.014,- tot en met €4.244,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 513,89 tot maximaal € 723,60  bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden;
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken;
• Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op locatie werkt.

Wil je meer informatie?

Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel naar Marc Lesschen, Recruiter, 06-41 17 48 27 of Ingelou Nagel, Teammanager, 06-54 90 00 59

Die baan wil ik!

Dat snappen we heel erg goed. Voor nu heb je tot en met zondag 16 maart de tijd om te reageren. Wij gaan vast het gesprek aan als we een mogelijke match zien.

Een VOG is onderdeel van deze procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel!