Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail en vind je het leuk om een spilfunctie te vervullen in een gemeentelijke omgeving? Tijd om jouw ervaring in te zetten in Hilversum, dus kom langs voor een kennismaking!
Wat ga je doen?
Als managementassistente ben je verantwoordelijk voor de complexe agenda van jouw managers en voor de voorbereiding van verschillende vergaderingen. Daarnaast help je tevens bij alle processen rondom werving, aanmelding en het inwerken van nieuwe medewerkers. Ook bied je administratieve ondersteuning bij de inkoopprocedure met betrekking tot inhuur. Het plannen en organiseren van (team- en afdelings-) bijeenkomsten en zaken regelen voor het afscheid en jubilea van medewerkers is ook onderdeel van jouw brede takenpakket. Van agenda- en mailbox beheer, tot administratieve ondersteuning van het bestuurlijke besluitvormingsproces en verzorgen van (online)bijeenkomsten.
Je hebt regelmatig contact met jouw managers over hun wensen qua ondersteuning (hoe jij hen het beste kunt ondersteunen en ontzorgen). Je houdt nauwkeurig de agenda en stukkenstroom van jouw managers bij en denkt altijd een stap vooruit. Je vervult de rol van sparringpartner voor jouw managers en weet ze op een integere manier te adviseren.
Kortom we bieden je een veelzijdig en uitdagend pakket aan werkzaamheden.
Kom jij in tijdnood bij klussen of is er extra kennis nodig, dan vraag je jouw collega’s of teammanager om hulp. En heeft een collega versterking nodig? Geen probleem! Je springt bij als dat nodig is.
Het is in deze functie belangrijk dat je helder en goed communiceert en het leuk vindt om met verschillende type mensen samen te werken. Verder vraagt de positie om een accuraat, flexibel en proactief persoon.
Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool. In overleg wordt met jou afgestemd welke managers je gaat ondersteunen. De gemeente Hilversum is een dynamische omgeving waarbij het van essentieel belang is dat je stressbestendig en flexibel bent, een gezonde dosis assertiviteit hebt, stevig in je schoenen staat en het overzicht weet te bewaren.
Wat breng je mee?
- Je hebt een afgeronde MBO-4 opleiding richting secretaresse of managementassistent(e);
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie opgedaan in een dynamische en complexe werkomgeving;
- Je bent beschikbaar op de vrijdag;
- Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
- Office 365 heeft voor jou geen geheimen, je weet hoe Microsoft Teams werkt en je maakt je nieuwe computerprogramma’s zoals Ibabs of Zaaksysteem snel eigen.
Wie ben je?
Jij vindt het een leuke uitdaging om alles in goede banen te leiden. Je voelt je verantwoordelijk en zet graag dat extra stapje om alles goed te plannen en organiseren, daarmee ontzorg je de manager. Ook al is het nog zo hectisch jij blijft kalm, denkt in mogelijkheden in plaats van problemen en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent in staat om problemen of belemmeringen te signaleren en draagt snel een oplossing aan. Je past je gemakkelijk bij veranderingen aan en je hebt oog voor jouw omgeving en de taken en verantwoordelijkheden van jouw managers. Als iets spoed heeft dan ben je bereid om dit eerst af te maken alvorens je jouw werkdag afsluit. Je kunt goed luisteren, denkt graag mee en spant je in om een gezamenlijk resultaat te bereiken.
Hoe ziet je nieuwe team eruit?
Je komt te werken in het team Sociaal Domein. Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool. Het team wordt aangestuurd door onze teammanager a.i. Ingelou Nagel.
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.
We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.
Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.
Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.
We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad. Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.
Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.
Wat bieden wij je?
✔Werkweek: 32 uur.
✔ Contract: Jaarcontract met intentie tot vast dienstverband.
✔ Salaris: Schaal 7 van de CAO Gemeenten (€2.805 - €3.980 bruto p/m bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
✔ Voorzieningen: Uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid.
✔ Extra's: Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per maand.
✔ Vergoeding OV: Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig.
✔ Ontwikkeling: Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één.
✔ Werk-privébalans: Hybride werken is mogelijk; Maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.
✔ Diversiteit: Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.
Wil je meer informatie?
Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel naar Ingelou Nagel, Teammanager, 06-54 90 00 59. Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan nu contact op met onze recruiter Marc Lesschen op 06-41 17 48 27 of werving@hilversum.nl
Die baan wil ik!
Dat snappen we heel erg goed. Voor nu heb je tot en met zondag 23 november de tijd om te reageren. De eerste gesprekken staan voor laatste week november in de planning.
Een VOG is onderdeel van deze procedure.
Met deze vacature werven we een nieuwe ‘vaste’ collega. Onze inhuuropdrachten worden gepubliceerd op www.flextender.nl. Acquisitie is dus niet nodig. Dank je wel.