Recordmanager (Wijdemeren)

Vind jij het een uitdaging om het (digitale) archief op orde te krijgen en te houden? En bewaak en verbeter je graag de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren binnen de organisatie? Ga dan bij ons aan de slag!

Wat ga je doen?

De komende jaren zetten we ons als gemeente in op het verder optimaliseren en op orde houden van de informatiehuishouding en het archief. Het proces van documenteren en archiveren begint steeds vaker in het primaire proces waar informatie wordt ontvangen en verwerkt. Daarnaast breidt het takenpakket van Recordmanagement zich uit door nieuwe projecten, wetgeving en onze eigen ambitie om de komende jaren het digitale informatiebeheer nóg beter beheersbaar te maken.

Je bent in jouw functie als junior recordmanager/informatiespecialist een van de vertrouwde gezichten voor de organisatie en de informatieketen met betrekking tot het goed op orde houden van het digitale archief. Je bent verantwoordelijk voor jouw specifieke aandachtsgebieden. We verkennen samen welke het beste bij jou passen, zodat je optimaal jouw specialisme verder kunt ontwikkelen.

Samen met de collega’s van Recordmanagement vertaal je technische en vakspecifieke onderwerpen naar begrijpelijke adviezen voor afdelingen en proceseigenaren in het primaire proces. Ook werk je samen met de collega’s van onder andere Functioneel Beheer en Informatiemanagement in projecten. Je bewaakt hierbij de wettelijke kaders, regelgeving en (interne) richtlijnen met betrekking tot de informatievoorziening, zonder het belang van de interne klant uit het oog te verliezen.

Samen met je collega’s begeleid en ondersteun je de transitie naar digitale dienstverlening en geef je uitvoering aan het informatie(beveiliging)beleid. Als informatiespecialist werk je dus samen naar het doel om het digitale archiefbeheer blijvend overzichtelijk, kwalitatief op orde en beheersbaar te maken.

• Je werkt samen met je collega’s aan het uitvoeren van verbeteracties voor het informatiebeheer aan de hand van het verbeterplan voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente;
• Je voert kwaliteitscontroles uit en bewaakt de kwaliteit van zaakregistraties in het zaaksysteem en in (nieuwe) procesapplicaties;
• Je adviseert en werkt mee in projecten om de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren te bewaken en te verbeteren binnen de organisatie. Onder andere bij nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet en de Woo en bij de inrichting van nieuwe procesapplicaties;
• Samen met collega’s van Functioneel Beheer, Informatiemanagement en ICT werk je aan de optimalisatie van het informatie- en archiveringsproces in brede zin vanuit jouw expertise en bevindingen;
• Je werkt aan het bijhouden van het digitale (en deels papieren) archiefbeheer. Denk daarbij aan het opstellen van vernietigingslijsten, dossiervorming, het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers.

Wat bieden wij?

• Een leuke en veelzijdige functie in een dynamische omgeving voor 24 – 36 uur per week;
• Een jaarcontract bij de gemeente Wijdemeren/ Hilversum met de intentie dit te verlengen voor onbepaalde tijd;
• Inschaling in schaal 7 cao Gemeenten (bruto maandsalaris tussen de € 2.805,- en € 3.980, - op basis van een 36-urige werkweek);
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Veel ruime voor ontwikkeling en de mogelijkheid om opleidingen te volgen via de digitale Wijdemeren Academie’;
• Een goede balans tussen privé en werk. Wij werken in hybride vorm, wat betekent dat je in overleg zowel op kantoor als op een andere plek/thuis kan werken;
• Een goede reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding;
• Natuurlijk krijg je er ook ontzettend leuke collega’s bij om mee samen te werken!

 Wat vragen we?

Je hebt een passie voor het op orde krijgen en houden van informatie door mensen daarin te adviseren en te ondersteunen. Je bent gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen zonder daarbij de kwaliteit uit het oog te verliezen. Je bent ook zelfstandig en efficiënt in je werk. Bovendien weet je collega’s te betrekken bij het signaleren van nieuwe taken of verbeterkansen.

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Op 1 januari 2026, starten we al als één ambtelijke organisatie. Bij deze vacature kom je in dienst bij Hilversum en werk je tot eind 2025 op detacheringsbasis bij Wijdemeren. Ook in 2026 blijf je taken uitvoeren die voortkomen uit de deelopdracht voor Wijdemeren. Zo draag je vanaf dag één actief bij aan de vorming van onze nieuwe organisatie.

Ben je enthousiast geworden?

Wij nemen graag de tijd voor je. Onder het genot van een (digitaal) kopje koffie of tijdens een korte rondleiding vertellen wij je graag meer over deze boeiende functie. Neem gerust contact op met Jos Lindhout, Afdelingsmanager Bedrijfsvoering a.i., telefoonnummer 06-11565356 .

Of wil je eerst nog meer weten? Voor informatie over het sollicitatieproces neem je contact op met Victoria de Geest, Corporate Recruiter a.i., telefoonnummer 06 25 32 48 84 .

Deze vacature wordt tegelijkertijd voor interne en externe kandidaten opengesteld. Interne kandidaten hebben daarbij voorrang.

Indien een geschikte kandidaat zich aanmeldt, wordt er direct een gesprek ingepland. Bij een aangenomen kandidaat gaat de vacature dan direct offline.

Een VOG maakt onderdeel uit van de procedure.