De gemeente Hilversum, gevestigd te Hilversum, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming). De gemeente Hilversum brengt kandidaten en openstaande vacatures binnen de organisatie met elkaar in contact. Hiervoor verwerkt zij persoonsgegevens van kandidaten.
In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens de gemeente Hilversum verzamelt en met welk doel dit gebeurt. De persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, in overeenstemming met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Waarom wij persoonsgegevens verzamelen
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens uitsluitend voor ons werving- en selectieproces. De juridische basis hiervoor is artikel 6, eerste lid, onder b, van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u betrokken bent, of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst stappen te ondernemen. Deze verwerking is essentieel om uw sollicitatie te beoordelen, contact met u op te nemen, sollicitatiegesprekken te plannen en een eventuele toekomstige arbeidsrelatie voor te bereiden. Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt om:
- U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de vacatures. Het doen van aanbiedingen en het verstrekken van informatie gebeurt deels door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld een vacature informatieservice)
- Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen voor een functie binnen de organisatie
- Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
- Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
- Wet- en regelgeving na te leven, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en socialezekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken uw gegevens vanaf het moment dat u deze invult of achterlaat op onze website, of op een andere wijze aan ons verstrekt in het kader van het werving- en selectieproces.
Daarnaast kunnen wij ook gegevens verwerken die u openbaar heeft gemaakt op externe websites, zoals jobboards (bijvoorbeeld LinkedIn, Monster), wanneer hieruit blijkt dat u mogelijk geïnteresseerd bent in vacatures bij onze organisatie. Op basis hiervan kunnen wij contact met u opnemen voor sollicitatiemogelijkheden.
Deze persoonsgegevens leggen wij vast
Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het werving- en/of selectieproces. Een deel van deze gegevens is essentieel om uw sollicitatie te kunnen behandelen. Daarnaast kunnen aanvullende gegevens gewenst zijn om uw profiel beter te beoordelen of om te voldoen aan specifieke eisen vanuit onze organisatie of opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.
Specifiek gaat het om, onder andere, de volgende persoonsgegevens en documenten:
Bij sollicitaties:
- NAW-gegevens, e-mailadres en overige contactgegevens
- Geboortegegevens, leeftijd en geslacht
- Curriculum Vitae (CV), met informatie over opleiding, stages en werkervaring
- Gegevens over gevolgde trainingen en opleidingen
- Andere gegevens die relevant kunnen zijn voor de beoordeling van uw geschiktheid, zoals referenties en getuigschriften
Met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen
De gemeente Hilversum kan uw persoonsgegevens binnen de organisatie delen met medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de werving en selectie. Daarnaast kunnen wij uw gegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op basis van een gerechtelijk bevel of vonnis.
Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de geldende wettelijke voorschriften.
Indien u solliciteert zonder gebruik te maken van de talentpool
Uw sollicitatiegegevens (zoals CV, werkervaring, opleiding, testresultaten, etc.) worden bewaard tot drie maanden na het sluiten van de betreffende vacature.
Indien u solliciteert en gebruikmaakt van de talentpool
Uw sollicitatiegegevens worden bewaard tot één jaar na het sluiten van de vacature waarop u heeft gesolliciteerd. Na deze periode worden uw gegevens verwijderd, tenzij de gemeente Hilversum contact met u opneemt om toestemming te vragen voor een langere bewaartermijn. Wanneer u hiermee instemt, bewaren wij uw gegevens tot 1 jaar na uw akkoord. Indien u niet instemt of niet reageert, zullen uw gegevens worden vernietigd.
Uw Rechten: Inzage, wijzigen en verwijderen gegevens
Als de gemeente persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u een aantal rechten waar u gebruik van mag maken. Deze rechten staan (onder meer) in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
U heeft het recht om:
- Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
- Uw gegevens aan te vullen of te verbeteren
- Uw gegevens te laten verwijderen
- De verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (uw gegevens worden dan alleen met uw toestemming verwerkt)
- Uw gegevens over te dragen (bijvoorbeeld aan een andere gemeente)
- Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
- Uw toestemming voor de verwerking in te trekken, als we uw gegevens hebben verwerkt op basis van uw toestemming
Lees meer over de privacyrechten die u heeft onder de AVG op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als u gebruik wilt maken van van uw rechten
Dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@hilversum.nl. Of per post onder vermelding van 'Verzoek omtrent persoonsgegevens' naar:
Gemeente Hilversum
T.a.v. Privacy Officer
Postbus 9900
1201 GM Hilversum
In bepaalde gevallen kan gemeente Hilversum niet aan uw verzoek voldoen, bijvoorbeeld omdat we sommige gegevens moeten bewaren van de wet. U krijgt meestal binnen een maand besluit op uw verzoek. Als het nodig is, kunnen wij de beslistermijn met 1 maand verlengen. U hoort dan binnen 1 maand binnen welke termijn u een besluit kunt verwachten.
Beveiliging
De gemeente Hilversum neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Dat doen wij volgens de geldende beveiligingsnormen voor de overheid, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is nader uitgewerkt in het Strategische gegevensbeschermings- en informatiebeveiligingsbeleid.
Klachten
Is volgens u de privacywetgeving niet zorgvuldig nageleefd? Dan kunt u een klacht indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming, via fg@hilversum.nl. Of per post onder vermelding van ‘Klacht omtrent persoonsgegevens' naar:
Gemeente Hilversum
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 9900
1201 GM Hilversum
Komt u er met de gemeente niet uit? Dan kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is een onafhankelijke organisatie die toeziet op een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens.
Melden datalek
De gemeente gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan het gebeuren dat er gegevens gelekt worden. Bijvoorbeeld door het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon of door een hack van een systeem. Denkt u dat er een datalek is? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via het contactformulier of bel met 14 035 en vraag naar de Privacy Officer.
Contact
Heeft u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken. Neem dan contact op met de Privacy Officer via het algemene contactformulier van gemeente Hilversum of bel met 14 035.